إعلان توظيف | مساعد لوجست

الوظيفة: مساعد لوجستي
منظمة:منتدى الإغاثة والبناء .
مدة :4 أشهر
محطة العمل: مأرب المحافظة – المدينة
موعد التسليم:26/12/2024

خلفية:

منتدى الإغاثة والبناء (CRB) هي منظمة غير حكومية غير ربحية تأسست عام 2016م برقم ترخيص (220) ومقرها الرئيسي مدينة مأرب ولها مكتب في العاصمة المؤقتة عدن.
تهدف المنظمة إلى المساهمة في تنمية المجتمع اليمني وتخفيف معاناة الأسر الضعيفة والنازحة وفق معايير التنمية المستدامة.
تعمل مؤسسة CRB في مجال مشاريع الإغاثة والتنمية المستدامة في قطاعات الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي البيئي والمأوى والتعليم والصحة والحماية.
يغطي المركز العديد من شرائح المجتمع في عدد من محافظات الجمهورية بخدماته وأنشطته.

نظرة عامة على المشروع:

بتمويل من صندوق اليمن الإنساني (YHF)، سينفذ منتدى الإغاثة والبناء (CRB) مشروع المساعدات الغذائية الطارئة (EFA) الذي يهدف إلى تعزيز الأمن الغذائي للأسر الأكثر ضعفاً المتضررة من الفيضانات الأخيرة في محافظة مأرب، اليمن.

ملخص الوظيفة

سيقدم مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية تقاريره إلى مدير المشروع ومدير المشتريات والخدمات اللوجستية في CRB وسيكون مسؤولاً عن إدارة عمليات المشتريات الخاصة بالمشروع والإشراف عليها. ويشمل ذلك إعداد ومراجعة مستندات المشتريات وإدخال بيانات المشتريات وضمان الامتثال للمتطلبات الفنية اللازمة للتنفيذ. وسيلتزم المساعد بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية لـ CRB للحفاظ على الضوابط الداخلية وحماية موارد المشروع وتحقيق الأهداف المحددة مع ضمان أعلى مستويات الجودة. بالإضافة إلى ذلك، سينسق مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية الأنشطة اللوجستية، بما في ذلك التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد، وسيتابع جميع المهام التشغيلية الموكلة في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

الأدوار والمسؤوليات:
تشمل مسؤوليات مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية ما يلي (ولكن لا تقتصر على:

• – يتولى مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية المسؤوليات التالية، لضمان إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية بشكل فعال وكفء.
• – بدء طلبات التوريد وجمع عروض الأسعار من الموردين حسب الحاجة لضمان تسعير تنافسي.
•  – التعاون بشكل وثيق مع فرق العمل لمعالجة جميع جوانب الخدمات اللوجستية والمشتريات، وتعزيز التواصل القوي بين الإدارات.
•  – جدولة نقل وتسليم مستلزمات المشروع من وإلى الميدان وفقًا للخطة المعدة، وضمان النقل الآمن والوصول الآمن للسلع.
•  – تنفيذ أنشطة الشراء وفقًا للمبادئ التوجيهية والإجراءات المعتمدة، والتأكد من أن جميع النماذج والقوالب واضحة ودقيقة ومكتملة بشكل صحيح.
•  – ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات المنظمة والمانحين في جميع عمليات الشراء.
•  – التحقق من توافر وتسعير العناصر المطلوبة في السوق المحلية، والحصول على عروض الأسعار لإبلاغ قرارات الشراء. – إعداد ملخص أسبوعي لجميع أوامر الشراء المعلقة، وتفصيل الحالة الحالية للعناصر وتواريخ التسليم المتوقعة للمشروع.
• – ضمان الدفع في الوقت المناسب لجميع الموردين، والتحقق من اكتمال ودقة جميع المستندات الداعمة للمشتريات والقسائم. – التنسيق والاتصال بجميع أصحاب المصلحة في المشروع في الميدان لضمان تسليم السلع والخدمات في الوقت المناسب.
• – تقديم توصيات بشأن تجديد العقود أو إلغائها أو تمديدها للموردين حسب الضرورة. إرسال خطط الأنشطة الأسبوعية والتحديثات إلى مدير الخط عبر البريد الإلكتروني للحفاظ على التواصل الواضح.
• – التأكد من توثيق جميع أنشطة المشتريات بدقة، بما في ذلك مواد العلاقات العامة وأوامر الشراء وطلبات الأسعار والبيانات المقارنة وتحليل العروض والفواتير وتقارير التسليم.
• – توثيق جميع المشتريات بالإيصالات والتأكد من استكمال المستندات الداخلية المناسبة في الوقت المناسب.
• – مراقبة وإدارة جميع السلع والإمدادات التي يستخدمها مكتب المشروع الميداني، مما يتيح تنفيذ المشروع بشكل فعال وفي الوقت المناسب وبتكلفة فعّالة.
• – الحفاظ على ملف قائمة الموردين المعتمدين (ATC) المحدث وتجديد قوائم الموردين المعتمدين (ATC) للموردين حسب الحاجة.- العمل بشكل وثيق مع الزملاء ومديري الخطوط للتخفيف من مخاطر الخسارة والاحتيال من خلال العلاقات الشفافة والاحتفاظ بالسجلات الدقيقة.
• – تحديث قاعدة بيانات الموردين والحفاظ عليها لضمان دقة وتحديث معلومات الموردين.- إجراء تقييمات أداء الموردين حسب الحاجة لضمان الجودة والموثوقية في المشتريات.
• – تنفيذ أنظمة إدارة الملفات والأرشفة الفعالة للحفاظ على سجلات المشتريات المنظمة.
• – المتابعة مع قسم المالية والبائعين لضمان المعالجة السلسة للمدفوعات وأنشطة المشتريات.- تطوير ورعاية العلاقات الإيجابية مع
• – العمل مع فريق GADGE والموردين الخارجيين والسلطات المحلية والمنظمات غير الحكومية الأخرى وأصحاب المصلحة وتعزيز التعاون والشراكات.
• – الحصول على الموافقات اللازمة لشراء الوثائق من السلطات المعنية لضمان الامتثال للبروتوكولات التنظيمية.
• – تسهيل اجتماعات لجنة المشتريات لتبسيط عمليات صنع القرار.
• – إدارة نظام مخزون المشروع، إذا لزم الأمر، لضمان التتبع الدقيق والاستفادة من الإمدادات.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• – درجة جامعية في مجال ذي صلة (محاسبة، إدارة أعمال، إلخ…)
•  – سنتان من الخبرة المهنية بعد التأهيل. خبرة عمل لا تقل عن 1.5 سنة في مجال الخدمات اللوجستية، ويفضل أن تكون في بيئة منظمة غير حكومية.
•  – عمل سابق مع منظمة غير حكومية.
•  – خبرة العمل في بيئة متعددة الثقافات، ويفضل أن تكون في قطاع الخدمات اللوجستية.
•  – اللغة الإنجليزية الجيدة (تحدثًا وكتابة)،
•  – مهارات جيدة في الإدارة والتنظيم والتخطيط وإدارة الوقت.
• – مهارات تواصل وتواصل جيدة.
• – معرفة بإدارة سلسلة التوريد والوظائف اللوجستية الأخرى.
•  – القدرة على تشجيع وتحفيز الآخرين.
• – القدرة على العمل في بيئات معادية والتعامل مع الصراع.
•  – القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات.
•  – القدرة على إدارة وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت.
•  – التزام واضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والصدق.
•  – أخلاق قوية، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
•  – مهارات قوية في إدارة الوقت.